La digitalización de la factura ya no es una opción, es una exigencia legal. Desde que la Ley Antifraude entró en vigor, la forma en que las empresas gestionan su emisión de facturas ha dejado de ser un terreno libre para convertirse en un entorno regulado, supervisado y técnicamente exigente.
Pero no se trata solo de cumplir con la facturación electrónica para evitar sanciones. Esta transformación es también una oportunidad para profesionalizar procesos, mejorar en seguridad, eficiencia y transparencia. Y para ello, tienes que entender bien qué exige la ley, cómo afecta a cada empresa y qué pasos hay que dar para cumplirla con tranquilidad.
En Xterna te lo explicamos de forma clara, sin tecnicismos innecesarios, y con soluciones pensadas para tu negocio.
La Ley Antifraude en España: su impacto en la facturación
La Ley Antifraude, oficialmente conocida como la Ley 11/2021 y en vigor desde 2021, supone un cambio importante para todas las empresas que gestionan su facturación de forma digital. Este marco legal busca reforzar el control tributario y evitar fraudes.
El eje principal de esta ley está en la regulación de los softwares de facturación, que deberán cumplir requisitos técnicos muy concretos. Esto afecta tanto a pymes como a autónomos.
Cumplir con la facturación electrónica no es opcional, es una obligación, y desde Xterna acompañamos a las empresas en todo el proceso de adecuación normativa.
¿Qué exige la normativa de facturación para el 2025?
A partir del 1 de julio de 2025, todos los programas deberán estar adaptados al reglamento VERI*FACTU. Este impone nuevos requisitos de trazabilidad e inalterabilidad.
Las facturas no podrán modificarse ni eliminarse una vez emitidas, y deberán registrarse automáticamente ante la Agencia Tributaria. Así se refuerza el control fiscal.
La normativa exige también que el software permita identificar al usuario, registrar cada acceso y facilitar los datos a Hacienda en tiempo real.
¿Es obligatorio VERI*FACTU para todos?
No exactamente. Hay dos vías posibles para cumplir con la normativa:
- Adaptar el software de facturación a VERI*FACTU con envío automático a la AEAT (modelo más controlado y recomendado).
- O bien, mantener un sistema propio que cumpla con los requisitos de integridad, trazabilidad y seguridad exigidos, sin enviar datos automáticamente, pero generando registros verificables y auditables.
Consecuencias de no cumplir con la ley antifraude en España
No usar un software homologado o manipular los registros de facturación puede conllevar sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal, ya que es considerada una infracción grave.
También se penaliza a fabricantes y comercializadores de programas que no cumplan con las especificaciones legales. La ley no deja margen de interpretación.
Además, herramientas como Excel o Word ya no serán válidas para emitir facturas legales. ¿Por qué? Porque no ofrecen las garantías técnicas exigidas por la normativa.
¿Qué es un software de facturación homologado?
Antes de elegir un programa de facturación, es importante entender qué se considera un software homologado según la Ley Antifraude y el reglamento VERI*FACTU.
Se trata de sistemas que garantizan trazabilidad, integridad e inalterabilidad en cada factura, y que están técnicamente preparados para cumplir con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Definición | Sistema informático que cumple con los requisitos de la Ley 11/2021 y el Reglamento VERI*FACTU. |
| Requisitos principales |
- Trazabilidad - Integridad - Inalterabilidad |
| Declaración responsable | El software debe incorporar una “declaración responsable” visible que acredite su conformidad con la normativa. Puede ser exigida por el usuario. |
| Ejemplos de software homologado |
- Sage 200 - Sage 50 - Sage Despachos |
| Ventaja principal | Permite cumplir con la normativa sin complicaciones técnicas ni riesgos legales. |
Pasos para implantar la facturación electrónica en tu empresa según la ley
Paso 1: Revisión del sistema actual
Empieza por lo básico: analiza el software de facturación que utilizas actualmente. Verifica si cumple con los requisitos técnicos de VERI*FACTU: trazabilidad, inalterabilidad, registro de eventos y comunicación con la AEAT.
Esta evaluación es central para determinar si necesitas sustituirlo o si es posible adaptarlo.
Paso 2: Elección del software homologado
Si tu sistema no cumple con la normativa, selecciona un proveedor de software que ofrezca una solución homologada.
Asegúrate de que incluya la declaración responsable, un documento obligatorio que acredita el cumplimiento con la Ley 11/2021 y que Hacienda puede requerir en cualquier momento.
Paso 3: Formación del equipo
Implementar el software es solo una parte del proceso. Es determinante formar a todas las personas implicadas en la facturación: administrativos, responsables financieros y cualquier usuario del sistema.
Deben conocer los nuevos procedimientos, entender sus obligaciones y saber cómo actuar ante incidencias o errores.
Paso 4: Respaldo de nuestra asesoría especializada
Contar con nuestra asesoría fiscal especializada te permite afrontar esta transición con garantías. Te asesoramos para seleccionar el software adecuado, verificar su cumplimiento legal y preparar a tu equipo para esta nueva etapa.
¿Tienes dudas sobre la nueva facturación electrónica obligatoria?
En Xterna hemos preparado una guía clara, práctica y actualizada para ayudarte a entender qué exige la Ley Antifraude, cómo adaptarte al sistema VERI*FACTU y qué pasos dar para evitar sanciones: Accede aquí a la guía completa sobre facturación electrónica.
Requisitos legales del software de facturación electrónica en 2026
A partir del 1 de enero de 2026, todos los programas de facturación deberán cumplir de forma estricta con los requisitos funcionales establecidos por el sistema VERI*FACTU.
Entre los requisitos principales se incluyen:
- Generación automática de registros de eventos y operaciones.
- Conservación de facturas legibles y accesibles durante el plazo legal.
- Transmisión de datos en tiempo real a la Agencia Tributaria.
- Prohibición de eliminar o alterar datos sin trazabilidad.
- Inclusión de mecanismos que impidan manipulaciones contables.
TicketBAI y factura electrónica: diferencias y compatibilidades
| Aspecto | TicketBAI | VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Ámbito de aplicación | Exclusivo del País Vasco (Bizkaia, Gipuzkoa y Álava) | Resto de España |
| Objetivo | Prevenir el fraude fiscal mediante control de la facturación | Prevenir el fraude fiscal mediante control de la facturación |
| Obligatoriedad | Ya en vigor en los tres territorios vascos (con plazos específicos) | Obligatorio a partir del 1 de julio de 2025 |
| Compatibilidad entre sistemas | Algunas soluciones permiten cumplir con TicketBAI y VERI*FACTU simultáneamente | Requiere elegir software que contemple ambas normativas |
| Recomendación para empresas multicomunidad | Verificar que el software se adapte a cada normativa autonómica y nacional | Imprescindible para evitar sanciones y cumplir con la ley |
Más allá del software: el cumplimiento fiscal integral
La responsabilidad no termina en la herramienta
Usar un software homologado es necesario, pero no suficiente. Las empresas deben llevar al día sus libros contables, declaraciones fiscales y documentación. El asesoramiento especializado de Xterna es una respuesta inteligente para prevenir errores y sanciones.
Compromiso y prevención contra el fraude
Cumplir con la ley fiscal refuerza la transparencia, mejora la reputación empresarial y protege frente a inspecciones. Los sistemas deben asegurar la conservación, trazabilidad y accesibilidad total de los registros digitales.
Xterna: asesoramiento en cada paso hacia la facturación electrónica obligatoria
Cumplir con la nueva normativa no tiene por qué ser complicado. En Xterna te asesoramos para adaptarte de forma sencilla, segura y sin sorpresas, eligiendo la solución que mejor se ajusta a tu empresa.
Analizamos tu situación, implementamos el software adecuado y formamos a tu equipo para que el cambio sea ágil y sin riesgos.
¿Preparado para cumplir con VERI*FACTU sin problemas? Contáctanos y da el primer paso hacia un sistema de facturación completamente legal, trazable y libre de sanciones.
Preguntas frecuentes acerca de cumplir con la facturación electrónica
VERI*FACTU es una normativa técnica impulsada por la Agencia Tributaria que obliga a utilizar un software de facturación que garantice la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de los registros.
El objetivo es evitar la manipulación de las facturas y asegurar que todos los ingresos estén correctamente declarados. Esta obligación forma parte de la lucha contra el fraude fiscal y afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas en España (salvo en territorios con normativa propia como el País Vasco).
No, el uso de Excel, Word o herramientas similares queda descartado bajo el marco de VERI*FACTU. Estos programas no garantizan ni la trazabilidad ni la integridad del registro de facturación. Por tanto, no cumplen con los requisitos técnicos exigidos por Hacienda, y su uso puede implicar un incumplimiento de la normativa y exposición a sanciones.
No adaptar tu sistema de facturación te puede costar caro. Las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal, además de las limitaciones para operar legalmente. Las empresas que no cumplan con VERI*FACTU podrán enfrentarse también a inspecciones más frecuentes y problemas para justificar su actividad económica.
Un software compatible con VERI*FACTU debe permitir el registro de eventos, garantizar la inalterabilidad de los datos, asegurar su accesibilidad y legibilidad durante años, incluir una declaración responsable visible y transmitir los registros en tiempo real a la Agencia Tributaria. Todo ello debe estar respaldado por mecanismos de auditoría y control internos.
TicketBAI y VERIFACTU tienen objetivos similares, pero se aplican en territorios distintos. TicketBAI es obligatorio en el País Vasco (Bizkaia, Gipuzkoa y Álava) y tiene sus propias características técnicas y calendario.
VERIFACTU es la normativa estatal para el resto de España. En ambos casos, el propósito es el mismo: garantizar la transparencia y fiabilidad en la emisión de facturas.
El primer paso es auditar tu sistema actual de facturación y valorar si cumple con los nuevos requisitos. Después, es recomendable consultar con nuestra asesoría especializada para escoger un software adecuado y asegurar su correcta implantación.
Además, será imprescindible formar al equipo para que conozca los nuevos flujos de trabajo y responsabilidades.
Sí. La ley exige conservar las facturas y sus registros durante al menos 4 años, aunque en algunos casos el plazo puede ampliarse a 6 años. Durante este periodo, los documentos deben estar accesibles, legibles, protegidos frente a manipulaciones y listos para ser entregados ante una posible inspección tributaria.