INTRODUCCIÓN
El presente Código Ético tiene como objetivo determinar los valores, principios y normas que deben regir el comportamiento y la actuación de cada una de las personas trabajadoras y colaboradores de XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL, así como su Gerencia. Asimismo, el presente Código también será aplicable a los clientes, proveedores y otros grupos de personas, así como a las entidades en las que XTERNA presta sus servicios, que interactúan con XTERNA y que sean titulares de determinados derechos o intereses legítimos (en adelante y en conjunto, “Grupos de Interés”) en la medida en que los valores, principios y normas contenidos en el presente Código puedan serles de aplicación y disponga de facultades para hacerlos efectivos.
XTERNA quiere seguir creciendo de forma responsable y comprometida con todos sus grupos de interés bajo los valores fundamentales que rigen la gestión y el compromiso de responder a las necesidades de los diferentes clientes.
El presente Código pretende ser un compendio de normas que se sustentan y fundamenta sobre todo en una conducta leal y ética para con nuestros clientes, proveedores, colaboradores y personas trabajadoras.
XTERNA promoverá el conocimiento del Código entre las personas trabajadoras y los sujetos antes descritos para que su actuación se rija por los principios sobre los que se asienta el presente Código.
ÁMBITO, APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
ÁMBITO SUBJETIVO DE APLICACIÓN
El presente Código Ético se aplicará a las siguientes personas, sean físicas o jurídicas, según los casos:
1. Personas trabajadoras de XTERNA, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen o del ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo.
2. Estudiantes en prácticas.
3. Directivos de XTERNA (Gerencia), con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen o del ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo.
4. Colaboradores externos en la prestación de servicios profesionales para los clientes de XTERNA.
5. Clientes, proveedores y otros Grupos de Interés en la medida en que pueda resultarles aplicable y siempre que XTERNA tenga capacidad de hacerlo efectivo.
Los sujetos a los que se refieren los apartados 1 a 4 anteriores se denominarán conjuntamente los “Sujetos Obligados”. A no ser que se estableciera una referencia diferenciada en el presente Código Ético, los sujetos incluidos en los apartados 1 y 3 anteriores se denominarán conjuntamente “Personas trabajadoras”.
El conjunto de personas físicas y jurídicas incluidas en el ámbito subjetivo de aplicación se denominarán “Destinatarios” del Código.
ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO
XTERNA adoptará las medidas necesarias para hacer efectivo el conjunto de valores, principios y normas que componen el presente Código dando difusión entre los Destinatarios de su contenido y resolviendo las dudas que su aplicación pueda generar. A tal fin procurará, en la medida en que sea posible, que los Sujetos Obligados y el resto de los Destinatarios se comprometan a su cumplimiento de modo que dichos valores, principios y normas, junto con la normativa aplicable en cada caso, rijan el desempeño de sus actividades dentro de XTERNA o sus relaciones comerciales o institucionales con éste.
Nadie, independientemente de su posición en XTERNA, está autorizado para solicitar a un Destinatario del Código Ético que contravenga lo que en él se establece. Ningún Sujeto Obligado podrá justificar una conducta que atente contra el Código o una mala práctica amparándose en una orden superior o en el desconocimiento del contenido del Código.
RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ETICO
Gerencia tiene las siguientes obligaciones:
∙ Comunicar el Código a sus equipos.
∙ Liderar su cumplimiento a través del ejemplo.
∙ Apoyar a sus equipos en los dilemas éticos que puedan surgir en cada momento. Corregir desviaciones detectadas en el cumplimiento del Código Ético.
∙ Establecer en tiempo y forma mecanismos que aseguren el cumplimiento del Código en sus áreas de responsabilidad.
Todas las personas trabajadoras están sujetas al cumplimiento de las siguientes obligaciones:
∙ Conocer el Código Ético y tomar sus decisiones de acuerdo a estos principios y a las políticas que emanan de los mismos.
∙ Adicionalmente, deberán comunicar de forma responsable cualquier indicio de existencia de procesos y actuaciones que contravengan lo dispuesto en el presente Código Ético y para lo cual existe el Procedimiento del Canal de Denuncias.
La inobservancia por parte de Gerencia y Personas trabajadoras del Código y de las normas derivadas del desarrollo de políticas específicas, debidamente comunicadas, podrían dar lugar a la apertura e iniciación de los procedimientos previstos a tal efecto en la normativa correspondiente, incluidos, entre ellos, el despido.
COMPORTAMIENTO ÉTICO Y RESPONSABLE
(NORMAS DE CONDUCTA)
PRINCIPIOS GENERALES
Todos los Sujetos Obligados son asimismo responsables de conocer y cumplir las leyes aplicables a su función según su ámbito de responsabilidad y lugar de trabajo debiendo cumplir sus funciones y obligaciones con pleno respeto de los procedimientos establecidos en los sectores de su actividad.
En caso de duda, los Sujetos Obligados podrán obtener ayuda acerca del modo de cumplir con el contenido del presente Código y el resto de las normas que sean de aplicación a través de su superior jerárquico o, en su caso, a través de Gerencia y del Responsable del Sistema Interno de Información (Canal de Denuncias).
El incumplimiento de la normativa antes descrita podrá dar lugar a la responsabilidad civil y penal que corresponda sin perjuicio de las acciones disciplinarias que correspondan incluyendo el despido laboral.
Además del cumplimiento del presente Código, de las normas aplicables en cada caso y de los procedimientos internos de XTERNA, todos los Sujetos Obligados deberán demostrar en todo momento un comportamiento ético en todas sus actuaciones profesionales y evitar cualquier conducta que, aun sin violar la ley, pueda perjudicar la reputación de XTERNA y afectar de manera negativa a sus intereses, reputación e imagen pública (como pudiera ser el uso inapropiado de redes sociales).
∙ Respeto por la Ley:
En el desarrollo de sus labores profesionales ningún Sujeto Obligado colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, tanto nacional como internacional, ni cooperará con ellos en acciones u omisiones que comprometan el principio de legalidad o que puedan, de ser conocidas, dañar la reputación de XTERNA.
∙ Honestidad y Confianza:
Los Sujetos Obligados deberán ser honestos y dignos de confianza en todas las negociaciones en las que haya intereses de XTERNA en juego y cumplirán con los compromisos adquiridos.
Igualmente, protegerán la confidencialidad de la información que les ha sido confiada, así como la relativa a clientes, accionistas, personas trabajadoras o proveedores.
∙ Integridad:
En ningún caso los Sujetos Obligados ofrecerán o aceptarán regalos, invitaciones, prebendas u otro tipo de incentivos que puedan recompensar o influir en una decisión empresarial.
En general los Sujetos Obligados se abstendrán de aceptar regalos por cualquier concepto que pudieran recibir de clientes, proveedores, colaboradores, etc. de XTERNA por valor superior a 200 Euros por cada obsequio.
En el caso de que, encontrándose por encima del baremo antes señalado, sea imposible o difícil devolver el regalo, éste se sorteará entre las personas trabajadoras. Dicho sorteo se guiará por las reglas que determine Gerencia.
Asimismo, los Sujetos Obligados no podrán prometer, ofrecer o conceder a directivos, administradores, personas trabajadoras o colaboradores de una empresa mercantil o de una sociedad, asociación, fundación u organización un beneficio o ventaja de cualquier naturaleza no justificados para que le favorezca a él o a un tercero frente a otros, incumpliendo sus obligaciones en la adquisición o venta de mercancías o en la contratación de servicios profesionales.
Los Sujetos Obligados evitarán o declararán cualquier conflicto de intereses que pueda anteponer prioridades personales a las colectivas y se comportarán con rectitud, sin buscar en ningún caso beneficio propio o de terceros a través del uso indebido de su posición o contactos en XTERNA. En este sentido los Sujetos Obligados no contratarán los servicios profesionales de cualquier familiar (ya sea unido por una relación de consanguinidad o por una de afinidad).
Del mismo modo, actuarán institucionalmente con absoluta neutralidad política y se abstendrán de cualquier toma de posiciones directa o indirecta, sea a favor o en contra de los procesos y actores políticos legítimos. En particular, no efectuarán donaciones en metálico o en especie, de ninguna índole, a partidos políticos, organizaciones, facciones, movimientos, entidades, sean éstas de carácter público o privado, cuya actividad esté claramente vinculada con la actividad política.
COMPROMISO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
Compromiso con las personas trabajadoras:
XTERNA considera que los Sujetos Obligados son colaboradores esenciales para cumplir con los objetivos del negocio y la creación de empleo de calidad en un entorno que apuesta por la formación y el desarrollo profesional y el fomento de la diversidad de capacidades, culturas, creencias y nacionalidades, todo ello en igualdad de condiciones y derechos.
Derechos Humanos
Las relaciones entre todas las personas trabajadoras deben basarse siempre en el respeto a la dignidad y no discriminación de las personas.
XTERNA prohíbe el abuso de autoridad y cualquier tipo de acoso, ya sea de tipo físico o psicológico, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil para las personas. No se tolerará ningún tipo de empleo infantil o trabajo forzoso.
XTERNA reconoce que el principio de igualdad de trato y oportunidades para las personas trabajadoras, independientemente de su raza, color, nacionalidad, origen étnico, religión, género, orientación política o sexual, estado civil, edad, discapacidad o responsabilidades familiares, es un principio inspirador de las políticas de Recursos Humanos y se aplicará tanto a la contratación de las personas trabajadoras como a la formación, las oportunidades de carrera, los niveles salariales así como los demás aspectos de la relación laboral de las personas trabajadoras.
En modo alguno se impedirá ni limitará el ejercicio de los derechos de asociación, sindicación y negociación colectiva en el marco de las normas reguladoras de cada uno de estos derechos fundamentales.
XTERNA respetará y fomentará los Derechos Humanos. XTERNA reconoce que los derechos humanos son derechos fundamentales y universales debiendo interpretarse y reconocerse de conformidad con las leyes y prácticas internacionales, en particular, la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y los principios que proclama la Organización Internacional del Trabajo.
Desarrollo Profesional
XTERNA promoverá el desarrollo personal y profesional de sus personas trabajadoras, fomentando su implicación en la mejora de sus propias capacidades y competencias. Las políticas y actuaciones relativas a la selección, contratación, formación y promoción interna de las personas trabajadoras deberán estar basadas en criterios claros de capacidad, competencia y méritos profesionales. Se tendrá en cuenta la promoción interna de las personas trabajadoras para cubrir las posiciones que en cada caso convenga.
Las personas trabajadoras serán informadas de las políticas de evaluación de su trabajo y participarán activamente dentro del marco de los procesos de gestión articulados para mejorar su trabajo, iniciativa y dedicación.
Compensación
XTERNA velará para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable para las personas trabajadoras, adoptando cuantas medidas sean razonables para maximizar la prevención de riesgos laborales.
Además, XTERNA facilitará los medios necesarios para el debido cumplimiento de las medidas que se estimen oportunas para prevenir los riesgos laborales.
Todas las personas trabajadoras serán responsables de mantener su lugar de trabajo, siguiendo las reglas y prácticas de salud y seguridad.
Consumo de alcohol y drogas
Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas durante el horario de trabajo en la medida en que su ingesta puede atentar contra la seguridad y la productividad en el entorno de trabajo y el mantenimiento de la profesionalidad y responsabilidad de las personas trabajadoras.
El consumo de drogas está totalmente prohibido en las instalaciones o estancias de XTERNA.
Consumo de tabaco
El consumo del tabaco se regulará cumpliendo con la normativa de cada país y el procedimiento que XTERNA pudiera haber establecido al respecto. En todo caso en aquellos espacios donde estuviera permitido fumar regirá siempre el respeto y la consideración hacia aquellas personas no fumadoras o menores de edad presentes.
Compromiso con los Clientes
Orientación al cliente
XTERNA considera prioritaria la satisfacción del cliente. En consecuencia, la eficiencia en los procesos, la transparencia en la actuación y el trato garantizando la calidad del servicio al cliente han de ser fines en sí mismos para todas las personas trabajadoras de XTERNA.
En XTERNA impera una cultura de calidad que conduce a diseñar planes de acción y mejora constante que incrementen la satisfacción de los clientes. Las distintas áreas de servicios que ofrece XTERNA garantizan a los clientes la cobertura de sus necesidades en los distintos ámbitos del derecho.
XTERNA tiene establecido como objetivo primordial satisfacer al cliente mediante una amplitud de servicios profesionales, información clara, veraz y en plazo, transparencia en las operaciones, asesoramiento personalizado cuando el cliente lo requiera, tratamiento profesional y resolución ágil de problemas e incidencias.
Se pondrán todos los medios para garantizar que los servicios ofrecidos por XTERNA no conlleven riesgos para la salud, tomando las acciones oportunas para resolverlos.
Comunicaciones
XTERNA asume la obligación de ser honesto con los clientes, proporcionándoles siempre información veraz, clara, útil y precisa al comercializar sus servicios.
Si los clientes están disconformes con los servicios ofrecidos, se pondrán a su disposición los canales necesarios para exponer las reclamaciones necesarias.
Compromiso con los Proveedores
XTERNA trabaja en la aplicación de un procedimiento estricto y detallado sobre la evaluación y selección de nuevos proveedores con base en criterios sociales, éticos y medioambientales. El objetivo es conocer en profundidad el comportamiento y prácticas de los proveedores de XTERNA seleccionando únicamente a aquéllos que, además de ofrecer las mejores condiciones de negociación, comparten los principios y compromisos de XTERNA descritos en el presente Código.
Política de Compras
XTERNA se relacionará con los proveedores de bienes y servicios de forma ética y lícita. XTERNA seleccionará únicamente proveedores cuyas prácticas empresariales respeten la dignidad humana, no incumplan la Ley y no pongan en peligro la reputación de XTERNA.
Todo proveedor deberá estar operando, cumpliendo escrupulosamente con la normativa vigente. Los proveedores se responsabilizarán de que las empresas subcontratadas trabajen bajo las normas promovidas por el presente documento y dentro del marco legal correspondiente.
Responsabilidad con la cadena de suministro
Los proveedores de XTERNA deberán respetar el cumplimiento de los Derechos Humanos inter- nacionalmente reconocidos y asegurarse de no defraudar ni incurrir en abusos de estos derechos dentro de sus operaciones de negocio.
Por ello, todo proveedor tratará con dignidad y respeto a sus personas trabajadoras. En ningún caso estará permitido el castigo físico, el acoso de ningún tipo ni el abuso de poder.
Todo proveedor deberá promover y respetar los siguientes principios:
∙ Eliminar toda forma de trabajo infantil.
∙ Erradicar cualquier tipo de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
∙ Evitar la discriminación en cualquier tipo de puesto de trabajo.
∙ Respetar los horarios máximos de trabajo y sueldos mínimos establecidos.
∙ Garantizar que sus personas trabajadoras desarrollan su trabajo bajo los estándares de seguridad e higiene.
∙ Respetar los derechos de las personas trabajadoras a asociarse, organizarse o negociar colectivamente sin que sufran por ello ninguna clase de sanción.
∙ Obtener y mantener los permisos ambientales para la operatividad de su empresa en caso de ser requeridos. Asimismo, en caso de que su operativa genere desperdicios, éstos deberán ser supervisados, controlados y tratados de la manera en la que la legislación correspondiente lo indique.
Los proveedores deben mantener un enfoque preventivo orientado al desafío de la protección medioambiental, adoptar métodos que beneficien una mayor responsabilidad ambiental y favorecer el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
Todo proveedor deberá evitar ser partícipe de cualquier tipo de corrupción, extorsión o soborno que pudiese llegar a afectar a los principios del comercio justo o derivar en escándalos públicos en los que XTERNA pueda verse afectado.
XTERNA valorará positivamente a aquellos proveedores que manifiesten su compromiso con los principios promovidos en este Código Ético mediante su aceptación y cumplimiento. Asimismo, XTERNA se reserva el derecho a resolver su relación contractual con aquellos proveedores que incurran en incumplimientos del Código de manera reiterada o grave, pudiendo reclamarles indemnización por daños y perjuicios (incluidos daños morales, en su caso).
XTERNA procurará extender el contenido del presente Código Ético a sus proveedores incorporando el propio Código a los contratos que celebre con ellos.
Compromiso con la organización:
Uno de los principales Grupos de Interés de XTERNA es con los miembros de su organización, con quienes desarrolla una relación basada en el beneficio recíproco sostenible regida por los principios de la confianza, la transparencia y la ética.
∙ Creación de valor y transparencia
XTERNA tiene el compromiso permanente de gestionar la compañía con el objetivo de crear valor para los integrantes de la misma.
∙ Control interno y gestión de riesgos
XTERNA establecerá los controles adecuados para evaluar regularmente y gestionar los riesgos para el negocio, las personas y la reputación de la compañía; asimismo, asegurará que los registros de actividad financieros y contables se preparan de manera precisa y fiable y colaborará y facilitará el trabajo de las unidades de auditoría interna, inspección, intervención y otras de control interno, así como de los auditores externos y autoridades competentes, colaborando en todo caso con la Administración de Justicia.
Compromiso con las Comunidades y la sociedad
∙ Protección del Medio Ambiente
XTERNA está comprometido con el cuidado y respeto del medio ambiente en el ejercicio diario de sus actividades. Para ello, se requiere la máxima implicación de los Sujetos Obligados y demás Destinatarios del presente Código mediante la aplicación de soluciones eficientes y la búsqueda de alternativas sostenibles e innovadoras para las oficinas corporativas y los servicios prestados.
XTERNA trabaja con una Política Ambiental interna que proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos medioambientales en los que deben desplegar su actividad profesional los Sujetos Obligados y desarrollar sus relaciones con XTERNA los demás Destinatarios del presente Código. La Política Ambiental de XTERNA está basada en los siguientes principios:
∙ Aplicar los criterios ambientales en todos los procesos de planificación y toma de decisiones sobre cuestiones que pudieran afectar al medio ambiente.
∙ Cumplir la legislación ambiental que es de aplicación a la actividad de XTERNA, así como los compromisos adicionales adquiridos de forma voluntaria.
∙ Implementar las herramientas necesarias para prevenir la contaminación.
∙ Utilizar racionalmente los recursos, minimizando los consumos de agua, papel y energía, reduciendo la generación de residuos y emisiones, favoreciendo el reciclado y buscando soluciones eco-eficientes.
∙ Implicar a todos los Sujetos Obligados en el logro de los objetivos ambientales propuestos mediante programas de formación y sensibilización.
∙ Promover buenas prácticas ambientales entre proveedores y clientes.
∙ Comprometerse en la mejora continua de todos aquellos aspectos ambientales que XTERNA identifique.
Compromiso con los activos, los conocimientos y los recursos de XTERNA
∙ Protección de datos personales
XTERNA velará por la protección de los datos personales que se almacenen e intercambien durante la actividad profesional en la medida en que dicha protección es prioritaria para alcanzar un máximo nivel de calidad en el desarrollo del objeto social.
Por este motivo todas las personas trabajadoras de XTERNA deberán respetar siempre la legislación sobre protección de datos personales cuando traten datos personales de clientes, proveedores, accionistas o personas trabajadoras tanto de la organización como de las empresas clientes.
A fin de cumplir con lo anterior XTERNA adoptará políticas formativas, distribuyendo permanentemente material didáctico para facilitar su comprensión y evitar así cualquier incumplimiento en su aplicación.
∙ Uso adecuado de las herramientas informáticas
Las personas trabajadoras harán un uso de las herramientas informáticas (correo electrónico, intranet, internet, teléfono, fax, etc.) en condiciones acordes con el desarrollo del puesto y con las funciones que desempeñan. No se utilizarán de forma abusiva, ni en beneficio propio o para actuaciones que pudieran afectar a la reputación o imagen de XTERNA.
Las personas trabajadoras únicamente podrán acceder a los sistemas informáticos a los que se esté autorizado y con las licencias oportunas. No se instalará, utilizará o distribuirá ningún tipo de software que pudiera afectar a la seguridad de los sistemas, ni podrán hacerse copias no autorizadas o efectuar acciones que permitan la entrada de virus informáticos.
Las comunicaciones que se pudieran realizar a través de las herramientas informáticas no deben contener declaraciones ofensivas o difamatorias.
El usuario de cualquier medio informático o de comunicación que sea propiedad de XTERNA no podrá divulgar o transmitir información ilegal, sexista, abusiva, difamatoria, obscena, racista, ofensiva, pornográfica o cualquier otro tipo de información ofensiva o no autorizada por las Leyes, ya sea a través de fotografías, textos, banners publicitarios o enlaces a páginas externas; tampoco podrá publicar, transmitir, reproducir, distribuir o explotar cualquier información, mate- rial pirateado o software que contenga virus o cualquier otro componente dañino para la integridad de los sistemas informáticos o que pueda infringir derechos de propiedad intelectual; del mismo modo, tampoco podrán publicar o facilitar material o acceso a recursos sobre hacking, cracking o cualquier otra información que XTERNA considere susceptible, aun potencialmente, de comprometer la seguridad o integridad de los sistemas informáticos.
La propiedad intelectual de cualquier programa o proceso, informático o no, elaborado con medios de XTERNA o en las oficinas de XTERNA durante la duración del contrato de trabajo con éste pertenece exclusivamente a XTERNA.
En todo lo no previsto en el presente Código se estará a lo establecido en los procedimientos internos de XTERNA, debidamente comunicados a todas las personas trabajadoras (como pudieran ser la Política de Seguridad y las Obligaciones en materia de protección de datos personales).
∙ Protección de la información confidencial
Las personas trabajadoras deberán mantener el más estricto secreto profesional y guardar confidencialmente toda la información que manejan en el curso de su labor profesional.
A estos efectos se define como “Información Confidencial” cualquier información susceptible de ser revelada de palabra, por escrito o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, a la que pudiera tener acceso el Sujeto Obligado durante su actividad profesional, incluyendo, de forma meramente enunciativa, la información relacionada con planes de negocio, productos o servicios, previsiones financieras, patentes, marcas, modelos de utilidad y cualesquiera otros derechos de propiedad intelectual o industrial o solicitudes de los mismos (se hallen registrados o no), contraseñas informáticas, códigos fuente, invenciones, procesos, diseños, sean o no gráficos, ingeniería, publicidad, presupuestos, previsiones financieras, elementos característicos de los servicios de todo tipo que de XTERNA ofrezca en el mercado, técnicas de gestión del negocio, relacionados o accesorios, incluyendo el hardware y software empleado en la gestión, así como cualquiera otra información que señale o designe XTERNA como confidencial.
Las personas trabajadoras no podrán acceder, utilizar o revelar la Información Confidencial a no ser que hayan sido adecuadamente autorizados por escrito por Gerencia para hacerlo. En caso de duda, y a menos que se indique lo contrario, las personas trabajadoras deberán considerar reservada la información a la que tuvieran acceso en el desempeño de sus actividades profesionales.
En todo caso serán de aplicación las siguientes reglas en cuanto al manejo de la Información Confidencial:
Toda la Información será protegida y mantenida de forma estrictamente confidencial.
La Información Confidencial solamente será desvelada y utilizada por el Sujeto Obligado para los fines que tuviera asignado conforme a su contrato laboral o la relación que le vincule con XTERNA. En el caso de que el Sujeto Obligado requiriera la asistencia de un tercero y fuera necesario revelarle la Información Confidencial, la persona trabajadora tomará las medidas necesarias para que la Información sea debidamente protegida, suscribiendo a tal efecto un contrato escrito y vinculante de confidencialidad con todas las garantías que la Ley ofrece.
La Información no será utilizada, total o parcialmente, para un fin distinto del que el Sujeto Obligado tuviera asignado en función de su labor.
El Sujeto Obligado no desvelará, directa o indirectamente, la Información a terceras personas diferentes de las referidas en el apartado anterior.
La Información no será copiada, reproducida o duplicada, total o parcialmente, sin la autorización escrita de XTERNA.
El Sujeto Obligado notificará a la mayor brevedad posible cualquier tratamiento o uso incorrecto de Información Confidencial, cooperando con XTERNA a fin de proteger dicha información.
Ningún Sujeto Obligado guardará información sobre XTERNA en ordenadores privados u otros medios no proporcionados por XTERNA.
En el caso de que el Sujeto Obligado tuviera que llevar información fuera de las instalaciones de XTERNA para realizar tareas laborales o las que sean inherentes a su relación con XTERNA, deberá devolver dicha información una vez se hubieran terminado las tareas realizadas fuera de las instalaciones.
El Sujeto Obligado evitará en todo caso beneficiarse personalmente o a través de persona interpuesta de cualquier oportunidad de lucro de la que tuviera conocimiento durante el desempeño de sus tareas. En este sentido no le estará permitido, ni directa, ni indirectamente comprar o vender acciones o valores en cualquier empresa, incluyendo XTERNA, mientras esté en posesión de información privilegiada respecto de dicha sociedad, ni podrá revelar información privilegiada a cualquier persona dentro o fuera de XTERNA incluyendo familiares, amigos, compañeros de trabajo u otras personas para quienes dicha información no sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones con XTERNA.
El Sujeto Obligado se abstendrá de difundir cualquier tipo de noticia o rumor, por sí o a través de un medio de comunicación, con el fin de alterar el precio de cotización de un valor o instrumento financiero.
Las disposiciones relativas a la Información Confidencial contenidas en el presente apartado no serán de aplicación a aquellas partes de la misma que sean o pasen a ser de dominio público gracias a una fuente distinta al Sujeto Obligado; lleguen al conocimiento del Sujeto Obligado de forma no confidencial de una fuente a la que no le esté prohibido en virtud de la correspondiente relación legal o contractual con XTERNA proporcionar al Sujeto Obligado dicha Información; o que esté en posesión del Sujeto Obligado con anterioridad a ser suministrada por XTERNA, siempre que dicha información no provenga de una fuente a la que le esté prohibido revelarla al Sujeto Obligado.
En caso de robos o apropiaciones indebidas de los activos de XTERNA que pone a disposición de sus Personas trabajadoras para el desempeño de su actividad profesional, dicha apropiación indebida y la utilización inapropiada de dichos activos serán penalmente perseguibles.
Obligaciones respecto de prácticas fraudulentas o poco éticas
∙ Manipulación de la información
La falsificación, manipulación o utilización deliberada de información falsa constituye un fraude. XTERNA asume un principio de comportamiento de transparencia informativa, entendida como el compromiso de transmitir la información fiable a los mercados, tanto financiera, como de cualquier otra índole. De esta forma la información económico financiera de la compañía, tanto interna como externa, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los Sujetos Obligados deben transmitir la información de forma veraz, completa y comprensible. En ningún caso proporcionarán a sabiendas información incorrecta, inexacta o imprecisa.
En este sentido las personas trabajadoras se abstendrán de:
∙ Llevar un registro de operaciones en soportes extracontables no registradas en libros oficiales.
∙ Registrar gastos, ingresos, activos o pasivos inexistentes.
∙ Realizar asientos de apuntes en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto.
∙ Utilizar documentos falsos.
∙ Destruir deliberadamente documentos antes del plazo previsto por la Ley.
Sobornos, corrupción, comisiones ilegales y tráfico de influencias
Está prohibida toda práctica de corrupción, soborno o pago de comisiones en todas sus formas, ya sea por actos u omisiones o mediante la creación o el mantenimiento de situaciones de favor o irregulares con el objetivo de obtener algún beneficio para de XTERNA o para ellas mismas.
Los Sujetos Obligados se comprometen a no solicitar, aceptar u ofrecer ningún tipo de pago – en efectivo o especie – ni, en general, ningún tipo de beneficio o ventaja de cualquier naturaleza no justificados para que favorezca a él o a un tercero frente a otros, incumpliendo sus obligaciones en la contratación de servicios profesionales.
A efectos de este Código, serán atenciones permitidas aquéllas que cumplan con los siguientes requisitos:
∙ Estén permitidas por la legislación aplicable en Europa, por los principios éticos de sus respectivas culturas y por la normativa interna.
∙ No sean contrarias a los valores de ética y transparencia adoptadas por XTERNA.
∙ No perjudiquen la imagen de XTERNA.
∙ Sean entregadas o recibidas en virtud de una práctica comercial o uso social de cortesía generalmente aceptado, o consistan en objetos o atenciones con un valor simbólico o económicamente poco relevante.
Asimismo, las personas trabajadoras se abstendrán de realizar pagos con objeto de facilitar o agilizar trámites, consistentes en la entrega de dinero o bienes en especie, cualquiera que fuera su importe, a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite o actuación frente a cualquier órgano judicial, administración pública u organismo oficial.
También se encuentra prohibido por XTERNA, siquiera sea para conseguir un beneficio para el mismo, toda influencia sobre algún funcionario o autoridad derivada de la relación personal de alguna persona trabajadora.
Blanqueo de capitales e irregularidades en los pagos
Las personas trabajadoras de XTERNA prestarán especial atención a los pagos en metálico que resulten inusuales atendiendo a la naturaleza de la operación, a los realizados mediante cheques al portador, comunicando a través de los cauces y procedimiento establecidos en este Código Ético aquéllos que entienda que son irregulares.
También se notificarán aquellos pagos en los que el ordenante o beneficiario sea un tercero no mencionado en los correspondientes contratos así como los realizados en cuentas que no resulten las habituales en las relaciones con una determinada entidad, compañía o persona.
Conflicto de intereses y lealtad a XTERNA
Conflicto de interés para personas trabajadoras que no ostenten la condición de miembros de órganos de administración de XTERNA.
Se considerará que existe conflicto de interés en todas aquellas situaciones en las que entren en colisión, de forma directa o indirecta, el interés de XTERNA y el interés personal de alguna de las personas trabajadoras.
XTERNA respeta la participación de las personas trabajadoras en otras actividades profesionales o empresariales, siempre que la normativa interna no disponga lo contrario, que tales actividades sean legales y que no entren en concurrencia u originen posibles conflictos de interés con sus responsabilidades como personas trabajadoras de XTERNA.
Toda persona trabajadora deberá evitar situaciones que pudieran suponer un conflicto entre sus intereses personales y los de XTERNA, debiendo abstenerse de representar a XTERNA, intervenir o incluir en la toma de decisiones en las cuales, directa o indirectamente, ellas mismas o una persona vinculada a ellas tuvieran un interés personal.
A estos efectos se entenderá por persona vinculada a las personas trabajadoras:
∙ El cónyuge de la persona trabajadora o las personas con análoga relación de afectividad.
∙ Los ascendientes, descendientes y hermanos de la persona trabajadora o del cónyuge de la persona trabajadora.
Compromiso respecto de Competidores
XTERNA no actuará deslealmente con los competidores aprovechando información confidencial que pudieran obtener fuera de los cauces legales, y velará por el respeto mutuo y la consecución de un libre mercado.
PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN
Asesoramiento
Para la toma de decisiones que puedan poner en riesgo el cumplimiento de los principios de actuación, las personas trabajadoras deberán analizar:
∙ La legalidad de la acción
∙ Su capacidad para adoptarla
∙ El potencial impacto en los medios de comunicación
∙ La compatibilidad con el principio de integridad profesional y demás criterios de idoneidad
En caso de duda, las personas trabajadoras deben consensuar la decisión con Gerencia y podrán también incluso a través del anonimato, la confidencialidad en todas sus fases y la no represalia gestionar una solicitud en el Canal Interno de Información (gestor de denuncias).
Procedimiento para notificar denuncias del Código Ético
Todas las personas trabajadoras de XTERNA tienen la obligación de cumplir y contribuir al cumplimiento del presente Código.
En este sentido XTERNA ha establecido un procedimiento que permita a las personas trabajadoras notificar de forma totalmente anónima cualquier incumplimiento de los principios recogidos en el presente Código de forma confidencial y sin temor a represalias.
El procedimiento de notificación y tratamiento de posibles incumplimientos y denuncias del Código Ético será administrado por el Responsable del Canal de Denuncias (en adelante, el “Gestor de las Denuncias”).
Cualquier persona trabajadora de XTERNA podrá denunciar los presuntos incumplimientos que detecte del Código Ético en XTERNA o en los Sujetos Obligados y, en general, en el conjunto de los Destinatarios.
Las denuncias se cursarán preferentemente por vía electrónica en el canal habilitado expresamente al efecto en la web de XTERNA en el apartado Código Ético, a través del cual y sin conocimiento de ésta se transmitirán por vía electrónica las denuncias al Gestor de las Denuncias. Adicionalmente las denuncias se podrán tramitar en todos los formatos recogidos en el Reglamento al efecto también publicado en la página web.
El Gestor de las Denuncias analizará la información presentada, solicitará las pruebas correspondientes y, si procede, presentará los expedientes con toda la información que posea a Gerencia de XTERNA.
Toda persona trabajadora tiene la posibilidad de realizar preguntas, buscar consejo y plantear cuestiones asociadas al cumplimiento del Código Ético y políticas asociadas a través del canal de ayuda confidencial disponible en la página web.
Los clientes y resto de grupos de interés podrán comunicar igualmente supuestas irregularidades del Código Ético, a través de los procedimientos recogidos en el Reglamento.
Las cuestiones pueden ser comunicadas de forma anónima o personal. No obstante, la identificación del comunicante, y la mayor información que éste pueda aportar, permitirán a XTERNA una mejor y más exhaustiva investigación y posibilidad de respuesta a la denuncia, consulta o sugerencia que se plantee.
Quienes soliciten consejo o quieran comunicar un incidente serán tratados con respeto y dignidad, de acuerdo a los siguientes principios:
∙ Confidencialidad: los datos y las declaraciones realizadas se examinarán con estricta confidencialidad.
∙ Exhaustividad: la información recibida sobre potenciales incumplimientos del Código Ético será investigadas detallada y completamente para determinar la veracidad de la situación declarada.
∙ Respeto: en todo momento se tendrán en consideración los derechos de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos. Antes de realizar valoraciones sobre las situaciones declaradas, las personas y/o personas trabajadoras afectadas tendrán el derecho de trasladar las razones y explicaciones que juzguen necesarias.
∙ Fundamento: cualquier decisión deberá ser adoptada de forma razonada, proporcionada, apropiada y considerando las circunstancias y entorno de los hechos.
Esperamos que nuestras personas trabajadoras y colaboradores actúen de forma profesional y de acuerdo a los más elevados estándares de integridad. El uso de los canales de ayuda confidencial debe ser consistente con esta responsabilidad.
El SII de XTERNA está gestionado internamente conforme a los principios generales establecidos en el Código Ético aprobado por XTERNA y, en especial, en el Reglamento de referencia. Entre los principios destacamos la seguridad, la confidencialidad, la objetividad, el respeto a los derechos de los informantes e intervinientes y la buena fe.
Si así lo desea, puede comunicar a través de este Canal Interno la posible infracción o irregularidad de las previstas en la referida Ley 2/2023, haciendo clic a «Crear una nueva comunicación». Esta comunicación será tramitada conforme al procedimiento previsto en la Política del SII.
En el supuesto de comunicación de irregularidades fuera del ámbito de la Ley 2/2023, les informamos que estas se gestionarán de acuerdo con la normativa aplicable.
Le recordamos que, sin perjuicio de poder utilizar el Canal Interno para realizar su comunicación, podrá también acceder a estos efectos a los canales externos de información establecidos en los artículos 16 y siguientes de la Ley 2/2023.
VIGENCIA
El presente Código Ético entrará en vigor el día 20 de marzo de 2024, fecha de su publicación de la página web de XTERNA, y se complementará con lo establecido en el Reglamento del Sistema Interno de información y los Compromisos de Buenas Praxis en materia de Protección de datos y demás normas reguladoras de las conductas, los procesos y las operaciones que realicen las personas incluidas en el apartado relativo al ámbito subjetivo de aplicación.