REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIA
OBJETO. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las comunicaciones sobre presuntas irregularidades o incumplimientos remitidas por empleados, autónomos, accionistas, partícipes, socios, personas pertenecientes al órgano de administración o dirección de la empresa, cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores y voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación o candidatos a un puesto de trabajo, que puedan surgir en el contexto laboral o profesional de XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL, de modo que los informantes queden debidamente protegidos mediante los mecanismos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El Sistema de información de XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL es accesible a través de su web corporativa https://www.xterna.es/ facilitando su uso a los interesados indicados en el párrafo anterior.
El objetivo del sistema de información es garantizar un medio de comunicación adecuado, confidencial y, en su caso, anónimo, para poner de manifiesto, en el seno de la empresa, las conductas que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea en materia de:
- Contratación pública
- Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
- Seguridad de los productos y conformidad
- Seguridad del transporte
- Protección del medio ambiente
- Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear
- Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales
- Salud pública
- Protección de los consumidores
- Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
- Actos que afecten a los intereses financieros de la unión
- Actos que incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones en materia de competencia y ayudas otorgadas por los estados, impuesto de sociedades o prácticas que busquen obtener ventajas fiscales
Además, también podrán ser objeto de comunicación aquellas acciones u omisiones constitutivas de infracción penal o infracción administrativa grave o muy grave, incluyéndose, en todo caso, aquellas conductas que comporten un quebranto económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.
No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que quien decida formular una comunicación debe tener previamente en consideración que, de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad, se considera infracción muy grave que se podrá sancionar con multa de 30.001.-€ hasta 300.000 euros para las personas físicas.
MODO DE REALIZAR LAS COMUNICACIONES
El canal interno de comunicación de la entidad permite realizar comunicaciones escritas a través de los formularios habilitados al efecto, de manera confidencial y, si así se desea, de forma anónima. A solicitud del informante la comunicación podrá presentarse mediante una reunión presencial en el plazo máximo de 7 días desde que se comunique su solicitud.
Al realizar la comunicación, el informante podrá indicar un correo electrónico a efectos de recibir las notificaciones que procedan.
En el caso de que las comunicaciones se realicen de modo presencial, las reuniones se realizarán en un lugar ajeno a las instalaciones de la organización o, en su caso, adoptando las medidas oportunas dentro de la misma, en garantía de la confidencialidad. En este caso, la comunicación deberá documentarse, previa autorización del informante, de alguna de las siguientes maneras: mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el responsable de tramitarla, permitiendo al informante comprobar, rectificar y aceptar dicha transcripción.
En cualquier caso, la entidad podrá mantener la comunicación con el informante y, si se estima oportuno, solicitarle información adicional a través del propio sistema interno de información y, en caso de haberlo indicado, recibirá avisos por email.
Este procedimiento de gestión de comunicaciones permite el anonimato y garantiza la confidencialidad y seguridad de las comunicaciones, siendo las mismas accesibles únicamente por aquellas personas designadas como Responsables del Sistema. Únicamente será lícito el acceso de otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan. Las personas pueden facilitar sus datos identificativos y de contacto o, si lo prefieren, también pueden hacer la comunicación de manera anónima.
Para realizar la denuncia de manera anónima, se realizará de la siguiente manera:
1) Utilizando su navegador pero sin facilitar los datos identificativos y de contacto. En este caso podrá quedar rastro de la dirección IP desde la que se realiza la comunicación en virtud de obligaciones de terceros como son los operadores de servicios de comunicaciones electrónicas. En cualquier caso, esta entidad no almacena IP alguna.
PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Una vez recibida la comunicación por parte del informante se acusará recibo de la misma, ya sea a través del medio de comunicación elegido por el informante email o a través de la propia plataforma a la que podrá acceder el informante con los códigos que se le faciliten al final el procedimiento de comunicación, en caso de ser esta anónima. El indicado acuse de recibo se emitirá en el plazo máximo de siete días desde la recepción de la comunicación. En cualquier caso, si se indica, se recibirán emails sobre el proceso, en otro caso, se podrá realizar el seguimiento de la comunicación a través de la propia plataforma con los códigos generados al finalizar el procedimiento de comunicación, que deberán ser custodiados debidamente por el informante.
El plazo máximo para dar respuesta a la comunicación será de tres meses a contar desde la recepción de esta, salvo que el asunto resulte ser de especial complejidad, en cuyo caso este podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.
La persona afectada por la comunicación será informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y podrá ser oída en cualquier momento a petición propia o a iniciativa de la entidad, pudiendo aportar los medios de prueba que considere convenientes, siempre garantizando el buen fin de la investigación que, en su caso, se inicie y respetado en todo caso la presunción de inocencia y su honor. Asimismo, se le informará sobre el tratamiento de sus datos personales y de su derecho a poder comparecer asistida de abogado. La persona afectada, además, para garantizar su derecho de defensa tendrá acceso al expediente (sin acceso a información que pudiere revelar la identidad del informante).
En caso de que los hechos pudieran ser constitutivos, de manera indicaría, de delito, se remitirá inmediatamente la información, por parte de la entidad, al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea si los hechos afectan a los intereses financieros de la Unión Europea.
La comunicación se podrá inadmitir por parte de la entidad cuando los hechos relatados carezcan de total verosimilitud, no sean constitutivos de las infracciones del ordenamiento jurídico previstos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, cuando carezcan de fundamento o la información se haya obtenido mediante la perpetración de hechos que pudieren ser constitutivos de delito en cuyo caso se remitirá al Ministerio Fiscal o cuando la comunicación no contenga información nueva sobre una ya concluida.
Admitida a trámite la comunicación, la entidad procederá a realizar todas aquellas actuaciones tendentes a verificar la verosimilitud de los hechos relatados y procederá a emitir un informe sobre la instrucción. Tras ello, podrá:
(a) proceder al archivo del expediente, notificándolo al informante y, en su caso, a la persona afectada, teniendo derecho el informante a la protección prevista legalmente salvo que se considere que la comunicación debió haber sido inadmitida,
(b) dar traslado al Ministerio Fiscal si así se considerase oportuno o a la autoridad competente o, en su caso,
(c) adoptar el acuerdo de iniciar un procedimiento sancionador o el procedimiento que se considere oportuno.
DERECHOS DEL INFORMANTE
Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre que se tengan motivos para concluir que la comunicación es veraz y se realice de conformidad con los requerimientos establecidos en dicha Ley y en esta política, gozarán de la protección otorgada por la misma.
Las personas informantes no podrán sufrir represalias, ni amenazas o tentativas de represalias. Entre otras, se considerarán represalias: la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de medidas disciplinarias, la modificación sustancial de contratos de trabajo, etc.; la causación de daños reputacionales o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones o acoso; evaluación de referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional, discriminación, etc.
Las personas informantes tendrán derecho a recibir información y asesoramiento completo e independiente sobre los procedimientos y recursos disponibles, así como asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes y asistencia jurídica gratuita en los procedimientos penales y civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
La persona interesada que así lo desee podrá informar directamente a la Autoridad Independiente de Protección al Informante, A.A.I. una vez se constituya o ante la autoridad autonómica competente https://www.antifrau.cat/ de la comisión de cualesquiera de las acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL garantiza la implantación de medidas de seguridad en el Canal de Denuncias, que garantizarán la máxima confidencialidad, impedirán el acceso a personal no autorizado, y las posibles pérdidas de dicha información.
Las personas encargadas de la gestión de este Canal de Denuncias han firmado un compromiso expreso y especifico de confidencialidad. El procedimiento regulado en este Reglamento, comporta el almacenamiento de datos personales, por lo que las condiciones de su implantación están sometida a la legislación comunitaria y española sobre esta materia.
La formulación de una denuncia interna supone la aceptación íntegra y sin reservas de las normas de funcionamiento del canal de Denuncias y la Política de Privacidad de XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL. No obstante, se requerirá el consentimiento expreso e inequívoco de la persona que haya efectuado la denuncia para la inclusión y tratamiento de sus datos personales en el sistema de tratamiento correspondiente, cuya titularidad y tratamiento corresponde a XTERNA SERVICIOS EN OUTSOURCING, SL, y que tendrá la consideración de fichero del nivel que corresponda, en función de la información aportada. A su vez, los usuarios deberán prestar su consentimiento para que sus datos de carácter personal puedan ser cedidos o comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, o a otros órganos de la Administración Pública, con competencias en la investigación de los hechos denunciados, y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
Barcelona, abril 2024