¿Te has encontrado alguna vez en la situación en la que acabas la jornada laboral y te quedas con la sensación de que las horas se te han escapado sin saber en qué?

Yo sí, y lo que me pregunto seguidamente es, ¿cómo podemos optimizar el tiempo que pasamos trabajando para que esto no suceda?

 

El tiempo es nuestro activo más valioso, tiene un efecto irreversible. Sin embargo, la impresión de ir siempre a contrarreloj y de tener constantes distracciones (mensajes y llamadas en el smartphone, correos electrónicos que no dejan de llegar a la bandeja de entrada, interrupciones varias…) que nos hacen “perder” el tiempo es una constante. 

Gestionar bien el tiempo no implica correr arriba y abajo tratando de hacer el mayor número de tareas a la vez, sino de racionalizar la forma en que la trabajamos y de organizar cada tarea para ejecutarla de la forma más simple y eficaz posible.

Fácil de decir, pero difícil de hacer. Éstos son algunos consejos generales que nos pueden ayudar.

1. Haz una “lista de deberes” diaria. La planificación es un factor clave para el éxito. ¿Como vas a llevar a cabo las numerosas tareas que debes si no tienes la cabeza ordenada? Tener visión de conjunto sobre los trabajos pendientes ayuda a planear cómo vamos a llevarlos a cabo.

2. Lo más importante, primero. La regla de oro de la gestión del tiempo es realizar primero las tareas que encabezan la lista, puesto que son las que hemos identificado como prioritarias para ese día. No pospongas tareas por el simple hecho que te parezcan rutinarias o aburridas.

3. Concentración en una única tarea. Aunque últimamente se estaba popularizando la faceta del “multitasker”, los expertos promueven ahora la concentración en una única tarea, siendo esta la que ocupe la totalidad de tu espacio mental para así realizarla con más eficacia. La multitarea hace que ninguna de las faenas se complete de manera óptima.

4. Evita las distracciones y las interrupciones. Es recomendable identificar aquello que te está distrayendo de tus obligaciones, o está causando que tu concentración desvaríe. Los “ladrones de tiempo” más conocidos: Facebook, Twitter, llamadas telefónicas… Deja el teléfono, cierra el navegador y el email y concéntrate!

5. Tómate descansos y ten claro cuándo es mejor parar. Es importante, y más si realizas acciones rutinarias, que mantengas tu mente despejada. Aunque a priori pueda parecer un contrasentido, tomarse descansos regulares ayuda a mantener la concentración y a aprovechar mejor el tiempo que dedicamos al trabajo.

6. Paso a paso. El ser humano es ambicioso por naturaleza, pero a veces es mejor renunciar a esas tendencias y no ponerte más en el plato de lo que puedes abarcar. Es fácil agobiarse si encuentras que tienes muchas cosas a hacer, pero lo mejor es ir yendo una por una y mantener un pensamiento positivo, una más es una menos.

7. Reduce el número de reuniones. Muchas de las reuniones que organizamos podrían ser más cortas, incluir un menor número de personas o, incluso, realizarse de maneras alternativas sin necesidad de reunirse. 

8. Organiza tu semana. Podría ser productivo tener en cuenta los diferentes niveles de energía que tenemos durante la semana para llevar a cabo distintas tareas en los diferentes días. Jeremiah Dillon, responsable de Product Marketing de Google Apps for Works, categorizo la semana de la siguiente manera: El lunes, según Dillon, aún estamos calentando motores y es un día apropiado para organizarse. El martes y el miércoles hay que aprovechar el “pico de energía” para abordar los problemas más difíciles. El jueves la energía empieza a menguar, es ideal para programar reuniones. Finalmente, el viernes, cansados ya de toda la semana se puede planificar a largo plazo y hacer networking con los compañeros.

9. Gestionar nuestro tiempo de manera organizada no solo aumenta nuestra productividad, también reduce nuestros niveles de estrés y, por lo tanto, crece nuestra sensación de bienestar. 

Resulta importante, por lo tanto, dedicar un tiempo a gestionarnos el tiempo y recuperar la sensación de control sobre nuestras horas y nuestros días. Os animamos a hacerlo!